회원 관리 엑셀 지옥 탈출! 노션(Notion)과 AI로 자동화하기!

 

 

회원 관리 엑셀 지옥 탈출! 노션(Notion)과 AI로 자동화하기!

 

제가 처음 강사 생활을 시작할 때, 수업보다 제일 힘들었던 게 회원 관리였습니다. 연차가 쌓이고 회원 수가 30명을 넘어가자  한계가 왔습니다. 회원 명단은 엑셀, 수업 기록은 노트, 상담 내용은 카톡, 피드백은 머릿속 그리고 결정적인 순간에 이런 말이 튀어나옵니다. "아... 이 회원 지난번에 뭐 했더라?"' 이게 바로 '엑셀 지옥'의 시작입니다. 엑셀이 나쁜 게 아닙니다. 문제는 엑셀이 '사람 관리'에 맞는' 도구가 아니라는 것입니다.

 

회원 관리가 엉키는 진짜 이유

회원 관리가 복잡해지는 이유는 회원 수가 많아서가 아닙니다. 정보가 흩어져 있고, 기록 기준이 없고, 정리할 시간이 없기 때문입니다. 엑셀은 숫자 관리에는 강하지만, 사람의 맥락을 담기에는 너무 단순합니다. 그래서 회원이 늘어날수록 관리가 아니라 기억력에 의존하게 됩니다.

 

자동화의 목표를 먼저 정하자.

많은 분들이 '노션 자동화'라고 하면 복잡한 시스템부터 떠올립니다. 하지만 필라테스 스튜디오에 필요한 자동화는 딱 이 정도입니다. "회원 한 명의 흐름을 한 화면에서 볼 수 있는 것." 어떤 수업을 했는지, 어떤 반응이 있었는지, 다음에 뭘 봐야 하는지 이걸 생각하지 않아도 보이게 만드는 구조 그게 자동화입니다.

 

STEP 1, 노션으로 '회원 카드' 만들기.

엑셀에서 가장 불편한 건, 회원이 '행'이라는 점입니다. 노션에서는 회원 한 명을 카드 하나로 봅니다. 회원 카드에 들어갈 최소 항목, 이름, 수업 형태 (개인/그룹), 특이사항 (통증, 주의점), 최근 수업 피드백, 다음 수업 포인트, 이 다섯 가지만 있어도 회원 관리의 70%는 해결됩니다.

 

STEP 2, 수업 후 기록은 메모 수준으로

여기서 중요한 포인트가 나옵니다. 노션에서 완벽한 문장으로 쓰려하지 마세요. 엑셀 메모보다 조금만 정리하면 충분합니다.

예시 메모

하체 위주, 오른쪽 둔근 약함, 브릿지에서 허리 개입

 

이 정도면 충분합니다.

 

STEP 3, AI를 '정리 담당'으로 붙인다.

이제 AI역할이 나옵니다. AI는 기록을 대신하지 않습니다. 정리만 합니다. 이렇게 씁니다.

 

그러면 수업 요약 문장, 다음 수업 포인트가 깔끔하게 분리된 형태로 나옵니다. 이걸 그대로 노션에 붙여 넣으면 끝입니다.

 

AI가 정리해 준 결과물

수업 요약 : 오늘 하체 근력 위주 진행, 오른쪽 둔근 인지가 약해 보상 작용으로 허리 긴장 있음
다음 수업 체크 : 다음 시간 웜업 때 클램쉘 먼저 진행 후, 스쿼트 자세 다시 체크 할 것.

 

엑셀 vs 노션 + AI 체감차이

항목	엑셀	노션+AI
회원 정보	분산	한 카드에 통합
수업 기록	귀찮음	짧은 메모
피드백 활용	거의 안 함	다음 수업에 바로 반영
운영 스트레스	높음	확실히 감소

 

엑셀에서는 '기록해야지'가 스트레스였다면 노션+AI에서는 '남겨두면 알아서 정리된다'는 느낌입니다.

 

원장 입장에서 더 강력한 이유

원장이라면 이 구조가 장점이 더 큽니다. 강사별 기록 스타일 통일, 회원 상태 한눈에 파악, 상담, 재등록시 자료 바로 활용 즉, 운영의 기준이 생깁니다. 엑셀은  사람이 바뀌면 무너집니다. 노션 구조는 사람이 바뀌어도 유지됩니다.

 

자동화에 꼭 피해야 할 것.

자동화한다고 해서 이걸 하면 안 됩니다. AI가 회원 상태를 판단하게 하기, 통증 의학적 표현을 그대로 쓰기, 기록을 대충 맡겨버리기 AI는

'정리담당' 판단은 '강사, 원장'의 몫입니다.

 

추천 자동화 프롬프트 (관리용)

실제로 가장 많이 쓰는 형태입니다.

 

이 프롬프트 하나면 기록->관리->다음 수업 연결까지 이어집니다.

 

회원 관리 자동화의 진짜 효과

이 시스템을 쓰고 나서 가장 크게 달라진 건 이겁니다. "회원이 늘어도 머릿속이 복잡해지지 않는다." 누굴 봐도, 어떤 질문을 받아도 자료가 먼저 떠오릅니다. 이건 시간 절약을 넘어 운영 안정감입니다. 회원 관리는 엑셀로 정리할 수 있는 일이 아닙니다. 흐름을 관리하는 일입니다. 노션은 그 흐름을 담는 그릇이고 AI는 그 흐름을 정리해 주는 도구입니다. 이 둘을 같이 쓰면 회원 관리가 해야 할 일이 아니라 자동으로 굴러가는 시스템이 됩니다.